20 Oct Mudanza de oficina: ¿Cómo debe ser la planificación?
Si un cambio de hogar puede ser estresante, cuando hablamos de una mudanza de oficina todo se complica aún más. No vamos a engañar a nadie: no es una tarea sencilla. De hecho, son muchos los aspectos que hay que tener en cuenta. La planificación cobra una importancia enorme. Por eso, nos gustaría aprovechar estas líneas de nuestro blog para ofrecerte útiles recomendaciones.
No hace mucho, os ofrecimos algunos consejos sobre cómo organizar una mudanza paso a paso. Es una lectura que siempre vamos a recomendar. Quizá también te venga bien en caso de tener que afrontar un traslado profesional, aunque con matices que pasamos a explicarte a continuación.
La mudanza de oficina y sus etapas
¿Por qué decimos que cambiar de oficina es más complicado que cambiar de hogar? Principalmente, porque se mezclan muchos intereses, tanto individuales como colectivos o empresariales. No habrá que mirar únicamente por los empleados, sino también por los clientes o los proveedores. Por todo ello, la planificación tiene que ser minuciosa en todo momento.
Podríamos decir, de hecho, que se trata de un factor determinante en una mudanza de oficina. Sin un plan previo que haya sido estudiado es muy factible que el caos, el desorden o el estrés se apoderen del traslado. Así que paciencia y tómate tu tiempo para estudiar los pasos a dar.
¿Qué opinas si te decimos que la planificación debería empezar con unos 6 meses de antelación? Incluso, con un año. Parece mucho, sí. Pero si el tamaño de la organización es considerable, mover a todo el personal, todo el material, todos los equipos no va a ser sencillo.
En este punto de la mudanza de oficina, habrá que ponerse en contacto directo con todos los trabajadores para que aporten ideas o que nos comenten qué esperan de la nueva ubicación. De esta forma, también podremos mejorar algunas cosas y conseguir un ambiente de trabajo mucho más eficiente.
Del mismo modo, también es momento de establecer un presupuesto en el que no solo se incluya el precio final del traslado, sino también las compras que haya que hacer, el mobiliario, los servicios que se van a dar de alta, los equipos electrónicos, la papelería…
Tras la fase de preparación, llega el momento de hacer un registro de todo lo que se va a mover, prepararlo y embalarlo. Se comenzará, como muy tarde, tres meses antes de la mudanza. Es un proceso supervisado y en el que hay que solicitar ayuda. Se pedirá a los empleados que guarden sus cosas según su dinámica laboral, empezando por aquello que apenas necesiten. Lo último será lo esencial para el día a día.
La última fase de la mudanza de oficina será moverlo todo. Hay que identificar cada caja con su contenido y saber dónde irá en la nueva ubicación. Del mismo modo, habrá que tener todos los servicios básicos dados de alta, como el agua, la luz, la telefonía o Internet.